Como fazer diagnóstico do uso do tempo?

Compreendida a importância de um bom diagnóstico de uso do tempo, resta saber como fazê-lo. Sugiro dividir o trabalho em cinco etapas.

1. Defina um lapso temporal

A primeira tarefa é definir um período para a realização do estudo. Pode ser um mês inteiro, uma semana ou, no mínimo, dois ou três dias. A escolha depende do tempo reservado para o exercício e da qualidade dos dados disponíveis. Vamos pensar em dois exemplos.

Ana reservou um bom tempo para o trabalho e tem a possibilidade de utilizar a agenda do mês anterior, com informações detalhadas de suas tarefas. Nesse caso, pode fazer um estudo mais abrangente. 

Jorge, que deseja fazer um levantamento mais rápido, não tem registro pormenorizado de suas atividades anteriores. Nesse caso, uma solução pode ser pensar nas tarefas concluídas na última semana.

2. Elabore uma lista

Definido o intervalo, o próximo passo é elaboração de uma lista das tarefas realizadas, com indicação do tempo dedicado a cada uma delas. Ainda não é o momento de pensar na importância das atividades, mas apenas registrar tudo o que foi feito no período escolhido.  

3. Classifique as tarefas

Concluída a lista, é o hora de classificar cada uma das tarefas realizadas, utilizando, para tanto, as categorias sugeridas anteriormente.

Tarefas importantes são aquelas que podem contribuir para o cumprimento de sua missão, para a vivência de seus papéis, para a obtenção de suas metas ou para a realização de seus projetos. São todas as atividades que, inseridas no planejamento, possuem prazo confortável para  conclusão e, uma vez realizadas, têm potencial de repercutir positivamente no futuro.

Tarefas urgentes são aquelas que podem causar problemas se não forem realizadas de modo imediato. Algumas, caso tivessem sido feitas com calma, em razão de planejamento prévio, até poderiam ser consideradas importantes. No entanto, uma vez que só podem ser feitas naquele momento, e em razão do risco iminente de prejuízo, devem ser classificadas como urgentes. 

Tarefas circunstanciais são aquelas que não servem nem para a realização de sonhos nem para a solução de problemas. São atividades que realizamos apenas para atender solicitações alheias ou fugir de compromissos difíceis. Realizá-las ou não realizá-las dá no mesmo. Trata-se de categoria residual, como se pode ver. Tudo que não é nem importante nem urgente, pode ser considerado circunstancial. 

4. Calcule os percentuais

A próxima tarefa é simples, ao menos para quem não tem problemas com a matemática. Basta calcular o percentual de tempo dedicado a cada uma das três categorias. 

Para facilitar, pode ser interessante definir previamente o número de horas semanais dedicadas ao trabalho. Numa carga horária de 40 horas, por exemplo, apurado o total de 20 horas dedicadas a tarefas importantes e 10 horas a tarefas urgentes, o que sobrar fica na conta das atividades circunstanciais. Assim, teríamos a divisão de 50% do tempo para a importância, 25% para a urgência e 25% para as circunstâncias. 

5. Identifique o estilo

Agora, sim, chegou a hora de saber a realidade de como você tem utilizado o tempo. 

De acordo com Christian Barbosa, em quem nos baseamos para classificar as tarefas, o resultado pode sugerir quatro perfis distintos.

O primeiro é o do “Super-Homem”, que dedica a maior parte das horas à urgência, uma parte significativa às tarefas circunstanciais e o pouco que resta ao que é importante. O maior percentual de tempo é dedicado a resolver crises, realizando atividades, como, por exemplo, estudar para a prova do dia seguinte ou preencher o relatório no último dia do prazo. Mas uma boa quantidade de horas acaba sendo desperdiçada em estratégias de fuga, utilizadas para aliviar o cansaço de ter feito tantas coisas urgentes ou para simplesmente evitar a triste realidade das tarefas atrasadas. 

O segundo é o do “Hommer Simpson”, que ocupa quase todo o tempo com tarefas circunstanciais, gasta algumas horas para resolver urgências e não reserva quase nada ao que é importante. Uma vez que a maior parte das horas é dedicada a atividades inúteis, como brincar nas redes sociais ou jogar conversa fora, coisas importantes deixam de ser feitas e acabam se transformando em tarefas urgentes.

O terceiro é o do “equilibrista”, que se divide igualmente entre o circunstancial e o urgente, reservando pouco tempo para o importante. Com grave dificuldade de dizer “não”, a pessoa acaba assumindo um número infinito de tarefas, tanto as que deveriam ter sido feitas ontem como as que nunca deveriam ter sido feitas. 

Não dar atenção ao que realmente importa é o que há de comum nos três perfis anteriores e o que faz com que todos devam ser evitados. 

Na opinião de Christian Barbosa, autor de “A Tríade do Tempo”, o perfil ideal é o de quem utiliza ao menos 70% do tempo em atividades importantes. Algo em torno de 20% pode ficar reservado para urgências verdadeiras, ou seja, tarefas que não poderiam ser previstas e precisam ser feitas no mesmo dia ou em prazos muito apertados. E mais ou menos 10% do tempo pode ser ocupado, sem problemas, com as outras atividades que aparecem ao longo do dia.

Assim, por exemplo, para quem dispõe de 40 horas semanais de trabalho, o ideal é utilizar ao menos 28 em tarefas que podem gerar repercussões positivas no futuro.

No próximo texto, discutiremos o que fazer para buscar esse tipo de resultado.

Miguilim e o uso adequado do tempo

“Campo Geral”, de Guimarães Rosa, é um dos livros mais bonitos que eu já li. Se você ainda não o conhece, talvez seja o caso de interromper a leitura agora, pois, ao introduzir o próximo tema, pretendo contar uma parte importante da história. Então, repito, que é pra ficar bem claro: se você ainda não leu “Campo Geral”, não prossiga.

Mas se você já conhece a história, ou simplesmente não deseja seguir meu conselho, vamos adiante. 

O pequeno Miguilim, de apenas oito anos, vivia no Mutúm, no sertão das Minas Gerais, juntamente com a mãe, o pai, a avó, os irmãos e alguns agregados. 

Uma de suas maiores curiosidades era saber se o lugar era bonito. De alguém que morava longe, ouvira, certa vez, que o Mutúm era, sim, “um lugar bonito, entre morro e morro, com uma pedreira e muito mato, distante de qualquer parte”. Mas de sua mãe, que “se doía de tristeza de ter de viver ali”, tinha escutado inúmeras vezes que aquilo era “o triste recanto”. Miguilim desejava acreditar no que o moço dissera, mas não via beleza no Mutúm. Na verdade, nem mesmo sabia “distinguir o que era um lugar bonito e um lugar feio”. 

As coisas só começaram a mudar quando a família recebeu a visita de um homem “de óculos, corado, alto, com um chapéu diferente” que, observando o olhar de Miguilim, fez a seguinte pergunta:

- Por que você aperta os olhos assim? Você não é limpo de vista?

Depois, estendeu a mão, pediu para o menino dizer quantos dedos enxergava e, ao perceber que espremia os olhos, declarou:

- Este nosso rapazinho tem a vista curta.

O que aconteceu em seguida deve ser contato pelo próprio autor:

E o senhor tirava os óculos e punha-os em Miguilim, com todo o jeito. 

- Olha, agora! 

Miguilim olhou. Nem não podia acreditar! Tudo era uma claridade, tudo novo e lido e diferente, as coisas, as árvores, as caras das pessôas. Via os grãozinhos de areia, a pele da terra, as pedrinhas menores, as formiguinhas passeando no chão de uma distância. E tonteava. Aqui, ali, meu Deus, tanta coisa, tudo…O senhor tinha retirado dele os óculos, e Miguilim ainda apontava, falava, contava tudo como era, como tinha visto.

No dia seguinte, antes de acompanhar o homem até a cidade, para tratar das vistas, tendo se despedido das pessoas e dos animais que tanto amava, pediu para colocar os óculos novamente.

E Miguilim olhou para todos, com tanta força. Saiu lá fora. Olhou os matos escuros de cima do morro, aqui a casa, a cerca de feijão-bravo e são-caetano; o céu, o curral, o quintal; os olhos redondos e os vidros altos da manhã. Olhou, mais longe, o gado pastando perto do brejo, florido de são-josés, como um algodão. O verde dos buritis, na primeira vereda. O Mutúm era bonito! Agora ele sabia.

O que o médico conseguiu descobrir em poucos minutos, passara desapercebido a todos os outros.

Ao brincar de malha com o irmão Dito e os vaqueiros Salúz e Jé, Miguilim arremessava a ferradura, mas “não dava para jogar direito, nunca que acertava de derribar”. É que ele “não enxergava bem o toco”. 

O pai, que não tinha jeito com as crianças, sempre ralhava com Miguilim, pois ele “não enxergava onde pisasse, vivia escorregando e tropeçando, esbarrando, quase caindo nos buracos”.

Essas coisas eram frequentes e ninguém percebia que Miguilim tinha um problema, nem o pai, nem a mãe, nem a avó, nem os irmãos, nem os vaqueiros, nem ele mesmo. Mas o certo é que ele tinha e, por isso, não conseguia nem mesmo saber se o lugar onde morava era bonito.

E o que isso tem a ver com uso adequado do tempo?

Muito simples: antes de corrigir, é preciso diagnosticar. Antes de tomar decisões sobre como utilizar mais adequadamente o tempo, é preciso saber como isso tem sido feito até agora.

Mas isso é assunto do próximo texto.

Os verdadeiros inimigos do planejamento pessoal

No dia 10 de março de 2017, numa chamada ao vivo, Robert Kelly falou com a BBC News, emissora de TV sediada em Londres. No momento da entrevista, o elegante professor, vestido de terno e gravata, estava no escritório de sua residência, tendo o mapa-múndi na parede de trás e alguns livros dispostos sobre a mesa. Mas o assunto, que era o impeachment da presidente sul-coreana, logo perdeu a importância quando a porta do escritório se abriu, deixando entrar os dois filhos do entrevistado, seguidos da mãe que, desesperada, tentava impedir o desastre. No episódio, que qualquer curioso pode ver no Youtube, uma coisa me chamou a atenção: ao perceber a presença dos filhos, o professor, visivelmente contrariado, não interrompeu a entrevista, mas continuou falando, enquanto tentava sutilmente afastar uma das crianças, sem, no entanto, olhar para ela. Na verdade, ele até pediu desculpas, mas não aos filhos, e sim ao entrevistador. Alguns dias depois, ao comentar o incidente, numa entrevista ao The Wall Street Journal, disse o seguinte: “Nossa primeira preocupação foi que isso estragaria completamente minha relação com a emissora e eu nunca voltaria a dar entrevistas à BBC”.

Não tenho elementos para julgar o professor. E nem é necessário fazê-lo. Mas gosto de pensar na cena como símbolo da inversão de prioridades. Para dar atenção ao canal de TV, o pai, mesmo sem notar, tentou esconder os filhos, como se fossem coisinhas inconvenientes, vergonhosas. Claro que acho o episódio engraçado e gosto de vê-lo para rir um pouco. Mas também tento utilizá-lo para pensar em minhas próprias escolhas, no critério que aplico para definir prioridades, no modo como aproveito o tempo. E também para ajudar no enorme desafio de identificar quais são os verdadeiros inimigos do planejamento pessoal. 

Antes de tudo, preciso dizer que as pessoas que você ama - ou que talvez devesse amar - não são as grandes inimigas de sua produtividade pessoal. Na verdade, um bom planejamento deve contemplá-las. E qualquer planejamento, bom ou ruim, deve ser imediatamente refeito ou até mesmo suspenso caso você note que uma delas precisa de ajuda. 

Também é bom deixar claro que as coisas de que você gosta, sejam atividades, lugares ou objetos, também não são as verdadeiras inimigas do sucesso. Ao contrário, é preciso discernir o que é realmente importante e, depois, abrir espaço na agenda para contemplar e desfrutar, sem qualquer tipo de culpa.

Em minha opinião, a lista dos verdadeiros inimigos do planejamento deveria ter aos menos três itens.

Em primeiro lugar, a falta de planejamento. Nada mais óbvio. Um plano ruim é melhor que a completa ausência de plano. Mesmo um plano ruim, ao ser elaborado, deverá ser precedido de alguma reflexão. Mas onde não há intenção de planejar, também não há motivos para pensar no que é importante.

Em segundo lugar, a agenda alheia. Quando recebemos um convite ou um pedido, muito raramente paramos para pensar em como devemos responder. O hábito de dar respostas automáticas, sobretudo para pessoas tímidas, faz com que os projetos alheios sejam sempre os mais importantes. Poucos dominam a difícil arte de dizer “não”. E assim, por falta de clareza ou coragem, temos tempo pra tudo, menos para o que se aproxima de nossos maiores interesses.

Em terceiro lugar, as estratégias de fuga. Grande parte do tempo disponível ao longo do dia, por pior que possa parecer, é tempo desperdiçado. E não estou falando de horas gastas em atividades que outras pessoas poderiam considerar inúteis, mas que, na verdade, tocam pontos importantes da personalidade, como, por exemplo, escutar a banda preferida, sair para tomar café com um colega ou jogar futebol com os amigos. Acontece o verdadeiro desperdício de tempo quando, sem perceber, utilizamos estratégias para fugir do que é importante, realizando tarefas que fazem o dia parecer cheio, mas que não levam ninguém a lugar algum, como, por exemplo, saltar de um a outro canal de notícia, em busca de uma novidade que nunca vem; alternar entre duas ou três redes sociais, na esperança de encontrar algo que valha a pena; ou assistir intermináveis episódios de temporadas intermináveis de séries igualmente intermináveis. Para aliviar a angústia de não fazer o que é preciso, enchemos o tempo do que é inútil.

O uso do tempo, portanto, parece exigir que se possa separar coisas que realmente atrapalham de outras que, muito embora não pareçam típicas de pessoas altamente produtivas, são essenciais e não deveriam ser evitadas. 

Vou terminar com outra historinha, que também me ajuda a pensar no assunto.

No dia 1º de setembro de 2004, meu relógio de pulso parou de funcionar. Sem aviso prévio, aquele aparelhinho simpático, que eu pendurava no braço todos os dias, simplesmente parou. Eu sei o dia exato não porque tenha facilidade para decorar datas, mas porque nele, por volta de oito horas da manhã, nasceu o Davi, meu primeiro filho. Desde então, gosto de imaginar que o relógio parou, precisamente naquele dia, para me dizer que nada seria como antes. O próprio tempo que, na verdade, nunca tinha sido rigorosamente meu, agora é que me pertenceria ainda menos. 

Tudo o que é urgente deixou de ser importante!

Imagine a situação de um calouro de Direito que, tendo prova de Filosofia no dia seguinte, sabe apenas que não sabe de nada e, para piorar, pensa que o único Sócrates importante é o jogador da Seleção Brasileira de 82. 

Ele tem consciência de que precisa dar ao menos uma olhada nas anotações de um colega piedoso e, quem sabe, assistir vídeos sobre os tópicos mais complicados. 

Mas acaba ficando dividido por conta de outras possibilidades: ver o último episódio da vigésima temporada de uma de suas séries favoritas, que vai ser liberado exatamente à meia-noite; dar mais uma conferida nas inúmeras redes sociais de que participa, para ver se há alguma novidade; ou reservar duas horas para o estudo de francês, conforme previsto em seu projeto de carreira diplomática

No lugar desse pobre coitado, o que você faria? Sacrificaria as outras coisas e estudaria para a bendita prova? Deixaria a Filosofia somente para os gregos e focaria nos estudos de língua francesa? Ou alternaria a atenção entre as redes sociais e o episódio final da temporada?

Conheço dois modelos de administração do tempo. Um é o proposto por Stephen Covey em “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”. E outro é o sugerido por Christian Barbosa em “A Tríade do Tempo”.

Para o autor americano, existem quatro maneiras de classificar as atividades, organizadas a partir das interações entre “importância” e “urgência. No primeiro grupo, estão as atividades importantes e urgentes. No segundo, as importantes e não-urgentes. No terceiro, as não-importantes e urgentes. E no quarto, as não-importantes e não-urgentes. 

Em sua opinião, tarefas importantes são “as que contribuem para a nossa missão” e urgentes são as que “insistem para que alguma providência seja tomada”. 

De acordo com a sua proposta, o ideal seria não dar espaço para os dois últimos grupos (que não incluem tarefas importantes), diminuir a abrangência do primeiro (que inclui tarefas importantes e urgentes) e expandir o segundo (que abrange tarefas importantes e não-urgentes). Ou, para dizer de outro modo, deixar de trabalhar com “inutilidades” e “crises”, e destinar a maior parte do tempo a compromissos planejados, que podem provocar impactos positivos no futuro.

Mas o problema é que, entre solucionar uma crise e trabalhar num projeto de longo prazo, a resposta acaba ficando óbvia.

No caso do calouro de Direito, por exemplo, parece evidente que o estudo cuidadoso da língua francesa está mais próximo de seus verdadeiros objetivos do que a tentativa desesperada de obter elementos de Filosofia. Mas como a segunda tarefa é urgente, a primeira acaba sendo deixada para outro momento.

No sistema de Stephen Covey, portanto, uma atividade pode ser, ao mesmo tempo, importante e urgente, o que pode dificultar o processo de discernimento. 

O esquema proposto por Christian Barbosa é muito mais simples. Para ele, as pessoas podem usar o tempo em atividades de três tipos: importantes, urgentes e circunstanciais.

O campo da importância “refere-se a todas as atividades que você faz e que são significativas em sua vida - aquelas que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo”. O da urgência “reúne todas as atividades para as quais o tempo é curto ou se esgotou”. E o das circunstâncias “cobre todas as tarefas desnecessárias”.

Em sua opinião, portanto, uma tarefa não pode ser, ao mesmo tempo, importante e urgente. Tudo o que é importante tem prazo confortável para ser feito. O que precisa ser realizado agora ou daqui a pouco, ainda que tenha sido importante, já não pode ser considerado assim. A urgência suprime a importância.

No exemplo do calouro, estudar Filosofia, ainda que possa ter sido importante, é agora uma tarefa urgente, que não pode deixar de ser realizada, sob pena de acarretar resultados desagradáveis. Mas estudar francês, embora não seja urgente, é uma atividade importante, que pode contribuir para um objetivo verdadeiro. 

Colocar as tarefas em campos distintos parece simplificar o planejamento.

Por isso, nos próximos textos, aceitaremos a sugestão do autor brasileiro e partiremos do pressuposto de que tudo o que é urgente, exatamente por esse motivo, já não pode ser importante.