Como fazer diagnóstico do uso do tempo?

Compreendida a importância de um bom diagnóstico de uso do tempo, resta saber como fazê-lo. Sugiro dividir o trabalho em cinco etapas.

1. Defina um lapso temporal

A primeira tarefa é definir um período para a realização do estudo. Pode ser um mês inteiro, uma semana ou, no mínimo, dois ou três dias. A escolha depende do tempo reservado para o exercício e da qualidade dos dados disponíveis. Vamos pensar em dois exemplos.

Ana reservou um bom tempo para o trabalho e tem a possibilidade de utilizar a agenda do mês anterior, com informações detalhadas de suas tarefas. Nesse caso, pode fazer um estudo mais abrangente. 

Jorge, que deseja fazer um levantamento mais rápido, não tem registro pormenorizado de suas atividades anteriores. Nesse caso, uma solução pode ser pensar nas tarefas concluídas na última semana.

2. Elabore uma lista

Definido o intervalo, o próximo passo é elaboração de uma lista das tarefas realizadas, com indicação do tempo dedicado a cada uma delas. Ainda não é o momento de pensar na importância das atividades, mas apenas registrar tudo o que foi feito no período escolhido.  

3. Classifique as tarefas

Concluída a lista, é o hora de classificar cada uma das tarefas realizadas, utilizando, para tanto, as categorias sugeridas anteriormente.

Tarefas importantes são aquelas que podem contribuir para o cumprimento de sua missão, para a vivência de seus papéis, para a obtenção de suas metas ou para a realização de seus projetos. São todas as atividades que, inseridas no planejamento, possuem prazo confortável para  conclusão e, uma vez realizadas, têm potencial de repercutir positivamente no futuro.

Tarefas urgentes são aquelas que podem causar problemas se não forem realizadas de modo imediato. Algumas, caso tivessem sido feitas com calma, em razão de planejamento prévio, até poderiam ser consideradas importantes. No entanto, uma vez que só podem ser feitas naquele momento, e em razão do risco iminente de prejuízo, devem ser classificadas como urgentes. 

Tarefas circunstanciais são aquelas que não servem nem para a realização de sonhos nem para a solução de problemas. São atividades que realizamos apenas para atender solicitações alheias ou fugir de compromissos difíceis. Realizá-las ou não realizá-las dá no mesmo. Trata-se de categoria residual, como se pode ver. Tudo que não é nem importante nem urgente, pode ser considerado circunstancial. 

4. Calcule os percentuais

A próxima tarefa é simples, ao menos para quem não tem problemas com a matemática. Basta calcular o percentual de tempo dedicado a cada uma das três categorias. 

Para facilitar, pode ser interessante definir previamente o número de horas semanais dedicadas ao trabalho. Numa carga horária de 40 horas, por exemplo, apurado o total de 20 horas dedicadas a tarefas importantes e 10 horas a tarefas urgentes, o que sobrar fica na conta das atividades circunstanciais. Assim, teríamos a divisão de 50% do tempo para a importância, 25% para a urgência e 25% para as circunstâncias. 

5. Identifique o estilo

Agora, sim, chegou a hora de saber a realidade de como você tem utilizado o tempo. 

De acordo com Christian Barbosa, em quem nos baseamos para classificar as tarefas, o resultado pode sugerir quatro perfis distintos.

O primeiro é o do “Super-Homem”, que dedica a maior parte das horas à urgência, uma parte significativa às tarefas circunstanciais e o pouco que resta ao que é importante. O maior percentual de tempo é dedicado a resolver crises, realizando atividades, como, por exemplo, estudar para a prova do dia seguinte ou preencher o relatório no último dia do prazo. Mas uma boa quantidade de horas acaba sendo desperdiçada em estratégias de fuga, utilizadas para aliviar o cansaço de ter feito tantas coisas urgentes ou para simplesmente evitar a triste realidade das tarefas atrasadas. 

O segundo é o do “Hommer Simpson”, que ocupa quase todo o tempo com tarefas circunstanciais, gasta algumas horas para resolver urgências e não reserva quase nada ao que é importante. Uma vez que a maior parte das horas é dedicada a atividades inúteis, como brincar nas redes sociais ou jogar conversa fora, coisas importantes deixam de ser feitas e acabam se transformando em tarefas urgentes.

O terceiro é o do “equilibrista”, que se divide igualmente entre o circunstancial e o urgente, reservando pouco tempo para o importante. Com grave dificuldade de dizer “não”, a pessoa acaba assumindo um número infinito de tarefas, tanto as que deveriam ter sido feitas ontem como as que nunca deveriam ter sido feitas. 

Não dar atenção ao que realmente importa é o que há de comum nos três perfis anteriores e o que faz com que todos devam ser evitados. 

Na opinião de Christian Barbosa, autor de “A Tríade do Tempo”, o perfil ideal é o de quem utiliza ao menos 70% do tempo em atividades importantes. Algo em torno de 20% pode ficar reservado para urgências verdadeiras, ou seja, tarefas que não poderiam ser previstas e precisam ser feitas no mesmo dia ou em prazos muito apertados. E mais ou menos 10% do tempo pode ser ocupado, sem problemas, com as outras atividades que aparecem ao longo do dia.

Assim, por exemplo, para quem dispõe de 40 horas semanais de trabalho, o ideal é utilizar ao menos 28 em tarefas que podem gerar repercussões positivas no futuro.

No próximo texto, discutiremos o que fazer para buscar esse tipo de resultado.